Istilah meeting menjadi hal yang sering anda dengar, jika anda telah bekerja, entah bekerja pada salah satu perusahaan, menjadi dosen, ataupun anda seorang wirausaha. Seberapa efektifkah meeting dapat digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan? Sering kita mendengar, orang mengeluh…meeting lagi…meeting lagi…kapan kerjanya?
Untuk membahas apakah meeting memang perlu dilakukan, seberapa sering kah, seperti apa aturan meeting agar peserta meeting tidak bosan dan sesuai tujuan, berdasar pengalaman, saya akan mencoba sharing, bagaimana sebaiknya meeting dilaksanakan.
Kegunaan meeting
Meeting sangat diperlukan, karena banyak hal dapat diputuskan dalam meeting, yang umumnya dilakukan oleh lebih dari tiga orang, dengan latar belakang pekerjaan atau unit kerja yang berbeda-beda. Meeting dimaksudkan agar kita bisa berdiskusi tentang segala hal, memperoleh pendapat dari berbagai pihak, sebelum dilakukan putusan atas permasalahan tersebut.
Ada juga meeting yang hanya dimaksudkan untuk brainstorming atau pembahasan untuk isu-isu terbaru, yang kemungkinan akan dapat mempengaruhi kinerja perusahaan. Pada umumnya kita belum terlalu memahami atas isu terbaru tersebut, dari meeting yang seperti ini nantinya akan ada meeting berikutnya, setelah mengumpulkan pendapat dari berbagai pihak.
Siapkan jadual dan acara meeting
Agar hasil meeting dapat dilaksanakan, maka jadual meeting, serta acara apa yang akan dibahas dalam meeting harus dipersiapkan jauh-jauh hari, terutama jika meeting melibatkan banyak pihak, dengan tingkat kesibukan yang berbeda-beda. Acara meeting harus jelas, jangan hanya ada satu point, dan selanjutnya adalah acara lain-lain. Dengan acara yang jelas, dan pada undangan meeting telah tertera siapa yang diharapkan hadir pada meeting, diharapkan pada meeting kita benar-benar memperoleh saran dan pendapat dari orang yang benar-benar menguasai persoalan. Bahkan kita harus rela untuk menelepon orang-orang kunci yang kita harapkan bisa hadir, dan bilamana orang-orang kunci ini kebetulan punya jadual lain, maka jadual meeting dapat disesuaikan.
Banyak terjadi, pada saat meeting, yang diundang mendelegasikan pada bawahannya untuk hadir, dan jika yang hadir adalah para bawahan semua, yang tidak mempunyai kewenangan memutus, maka meeting menjadi sia-sia. Oleh karena itu, jadual meeting harus diatur sedemikian rupa, sehingga para pakar yang diharapkan datang dan mempunyai kewenangan memutus memang bisa hadir.
Siapkan bahan meeting, minimal sehari sebelumnya
Agar meeting dapat dilaksanakan tepat waktu, dan pembicaraan lebih fokus, siapkan bahan meeting minimal sehari sebelumnya. Demikian juga dokumen-dokumen pendukung yang diperlukan, agar pada saat meeting, kita tak perlu sibuk lagi mencari dokumen atau sumber yang digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.
Tentukan target, untuk apa meeting dilaksanakan.
Target mengapa harus dilakukan meeting harus ditentukan sebelumnya, dan kita harus tahu pasti bahwa meeting ini untuk dapat mengambil keputusan saat itu, atau merupakan meeting pendahuluan, yang akan dilanjutkan minggu berikutnya, atau merupakan meeting untuk membentuk tim pembuat kebijakan, dan sebagainya.
Source : http://edratna.wordpress.com